Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable.
Entre los documentos externos que sirven de soporte para los registros contables figuran las facturas, los recibos de pago, notas débito y crédito expedidos por los bancos, remisiones, consignaciones, letras de cambio, pagarés, órdenes de compra o de servicios, etc.
La característica fundamental de un comprobante externo, es que se trata de un documento elaborado por terceros (aunque no siempre), el cual resulta para ellos un comprobante interno.
De la infinidad de comprobantes externos que pueden existir para soportar un registro en la contabilidad, hoy en día, y por cuestiones fiscales, el documento madre de todos es la factura.
Bien sabemos que, si un costo o egreso no cuenta con una factura con el lleno de los requisitos, ese costo o deducción no es aceptado fiscalmente.
Los demás comprobantes externos sirven como apoyo, como una forma de control mientras se consigue la respectiva factura, pues esta es indispensable para respaldar cualquier erogación en que incurra la empresa.
Los comprobantes externos son de vital importancia, puesto que son ellos los que permiten verificar que un tercero ha sido beneficiario de un pago de la empresa, o que la empresa ha sido beneficiaria de un pago de algún tercero.
En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de los hechos causados, y esta certeza solo es posible si existen los respectivos comprobantes externos. Es la prueba originada en un tercero la que puede brindar la confianza suficiente de que un determinado suceso es real.
Comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad
El comprobante de contabilidad es un documento interno elaborado por la empresa al momento de hacer un registro contable, además puede definirse, como el documento que comprueba el registro o asiento contable realizado.
Por ejemplo, es el caso de las notas debido o crédito, que son documentos que se elaboran para reconocer en la contabilidad el hecho que da origen a esa nota, como una devolución o un ajuste en el valor previamente registrado.
Un soporte de contabilidad es aquel documento que con el cumplimiento de ciertos requisitos legales respaldan una operación económica.
Así, por ejemplo, contablemente y principalmente desde el punto de vista fiscal, el soporte válido es la factura con el cumplimiento de los requisitos establecidos por el artículo 617 del estatuto tributario.
Diferencia entre comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad.
Los comprobantes de contabilidad, como ya se hizo mención, contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre los hechos económicos registrados en la contabilidad y no requieren el cumplimiento de requisitos especiales, ni requieren solemnidad alguna, y por lo general, no constituyen prueba de nada, solo indicio y solo son utilizados internamente por la empresa.
El comprobante de contabilidad prueba el registro contable, y el soporte de contabilidad prueba el valor registrado en la contabilidad.
Por ejemplo, un comprobante de contabilidad puede ser una nota débito o crédito, documento que no tiene la virtualidad de constituir prueba irrefutable como el caso de una factura.
Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho económico, como el caso de la factura o inclusive una letra que se ha firmado como respaldo de un crédito.
Todo comprobante de contabilidad debe estar respaldado por un soporte de contabilidad.