El principio de la partida doble
La partida doble consiste en hacer un registro contable doble, es decir, en dos cuentas distintas, que se contrarrestan manteniendo una igualdad.
Todo movimiento contable se registra dos veces, una como débito y la otra como crédito, es decir, lados contrarios de la cuenta contable.
La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor, pero de naturaleza contraria, como, por ejemplo, cuando se presta dinero: el que recibe dinero prestado debe y el que lo da prestado tiene un derecho a su favor.
Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.
La contabilidad solo podrá llevarse en idioma español, por el sistema de partida doble y en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno de Colombia.
Norma. Artículo 50 C.C.
Ejemplo: Venta al contado de un terreno por $7.400.000.
Cuando se vende al contado se recibe dinero, lo cual significa que caja, cuenta de activo, aumenta, y por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta terrenos, que también es de activo, disminuye, y por tanto se acredita.
Ejemplo: Compra de mercancías a crédito por $900.000.
La cuenta de costo, denominada compra de mercancías, aumenta, y por tanto se debita.
Cuando se recibe la mercancía se debe pagar su valor, pero como esta se compró a crédito, las deudas aumentan, luego la cuenta de pasivo, llamada proveedores nacionales, se acredita.
Los ejemplos anteriores ayudan a deducir el principio universal de la partida do ble, base del sistema de la contabilidad moderna, según el cual si se debita una o varias cuentas por un valor debe acreditarse otra (u otras) por el mismo valor. Eso significa que en cualquier asiento contable la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Este principio fue introducido por fray Lucas Paciolo.
Asientos contables
Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.
En el registro contable pueden presentarse dos tipos de asientos: el asiento simple y el asiento compuesto. A continuación los detallaremos.
Asiento simple
Se presenta cuando solo se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito.
Ejemplo: Se compra al contado, con cheque, un teléfono para uso de la empresa por $300.000. Las cuentas afectadas son dos: equipo de computación y comunicación, cuenta de activo que, por aumentar, se debita; y bancos, cuenta de activo que, por disminuir, se acredita.
Asiento compuesto
Se presenta cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, que pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras, y una acreedora.
Ejemplo: Venta de mercancías por $820.000. Se reciben $200.000 de contado y el saldo a crédito. Las cuentas afectadas son tres: caja, cuenta de activo, que por aumentar se debita; clientes, cuenta de activo, que por aumentar se debita; y comercio al por mayor y al por menor, cuenta de ingresos que al aumentar se acredita.
Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles
Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad se cambia el esquema de la cuenta T por los asientos de diario, de forma horizontal.
Ejemplo: El ejercicio anterior se registra así:
El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:
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Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción
Para ello se plantean dos interrogantes.
Ejemplos:
- Al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se paga?
- Al vender: ¿qué se vende? , ¿cómo se cobra su valor?
- Al pagar una deuda: ¿qué tipo de deuda se paga?, ¿cómo se paga su valor?
Cuando se compran mercancías a crédito por $900.,000 se debe preguntar:
- ¿Qué se compra? mercancías–> 6205 De mercancías
- ¿Cómo se compra? a crédito –> 2205 Nacionales
- De mercancías: cuenta de costo de ventas, aumenta –> Débito
- Nacionales: cuenta de pasivo, aumenta –> Crédito
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Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita
Para ello, primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones; luego, se procede a debitar o acreditar cada una.
Hay que recordar que:
Ejercicios de aplicación
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Venta de mercancías al contado
Venta de mercancías al contado por $1.500.000.
¿Qué se vende?: mercancías—> 4135 Comercio al por mayor y al por menor.
Al cambiar un activo por otro, el patrimonio permanece igual. A = P + Pa
Cómo se vende?: al contado —> 1105 Caja
Caja: cuenta de activo, al recibir dinero aumenta –> Débito
Comercio al por mayor y al por menor: cuenta de ingresos, al vender aumenta –> Crédito
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Consignación o depósito en entidades financieras
Como una medida de control de efectivo, el dinero que recibe la empresa debe consignarse en una cuenta corriente o depositarse en una cuenta de ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que se cancelan por caja menor.
Consignación en Bancolombia por $500.000.
¿Dónde se consigna?: en el banco –> 1110 Bancos
¿De dónde sale el dinero?: de la empresa –> 1105 Caja
Bancos: cuenta de activo, al consignar aumenta –> Débito
Caja: cuenta de activo, al retirar dinero disminuye –> Crédito
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Compra de mercancías
Compra de mercancías al contado por $800.000, valor cancelado con cheque de Bancolombia.
¿Qué se compra?: mercancías –> 6205 De mercancías
¿Cómo se compra?: al contado, con cheque –> 1110 Bancos
De mercancías: cuenta de costo de ventas, al comprar aumenta –> Débito
Bancos: cuenta de activo, al girar cheque disminuye –> Crédito
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Compra de mercancías a crédito
Compra de mercancías a crédito por $800.000.
¿Qué se compra?: mercancías –> 6205 De mercancías
¿Cómo se compra?: a crédito –> 2205 Nacionales
De mercancías: cuenta de costo de ventas, aumenta –> Débito
Nacionales: cuenta de pasivo, al comprar a crédito aumenta –> Crédito
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Venta de mercancías a crédito
Venta de mercancías a crédito por $1.700.000.
Qué vende la empresa?: mercancías –> 4135 Comercio al por mayor y al por menor.
Cómo se vende?: a crédito –> 1305 Clientes
Clientes: cuenta de activo, al vender a crédito aumenta –> Débito
Comercio al por mayor y al por menor: cuenta de ingresos, al vender aumenta –> Crédito
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Compra a crédito de activos diferentes a mercancías
Compra a crédito de muebles para la oficina por $470.000.
Qué se compra?: muebles para la oficina –> 1524 Equipo de oficina
Cómo se compra?: a crédito –> 2205 Nacionales
Equipo de oficina: cuenta de activo, al comprar aumenta –> Débito
Nacionales: cuenta de pasivo, al comprar a crédito aumenta –> Crédito
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Préstamos concedidos por la empresa
La empresa concede un préstamo a un empleado y gira un cheque por $2.500.000.
¿Qué tipo de deuda es?: deuda a favor de la empresa por préstamo a un empleado –> 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores.
¿Cómo se entrega el valor prestado?: con cheque –> 1110 Bancos
Cuentas por cobrar a trabajadores: cuenta de activo, al conceder un préstamo aumenta –> Débito
Bancos: cuenta de activo, al girar un cheque disminuye –> Crédito
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Préstamos recibidos por la empresa
La empresa obtiene un préstamo del Bancolombia por $3.000.000 que consigna en cuenta corriente.
¿Qué tipo de deuda es?: deuda a cargo de la empresa por préstamo bancario –> 2105 Bancos nacionales
¿Cómo se recibe el valor del préstamo?: consignado en la cuenta corriente de la empresa –> 1110 Bancos
Bancos: cuenta de activo, al consignar aumenta –> Débito
Bancos nacionales: cuenta de pasivo, aumenta –> Crédito
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Abono de clientes
Un cliente abona $450.000 a la deuda por la venta de mercancías a crédito. Gira un cheque a favor de la empresa.
¿Qué tipo de deuda es?: deuda a favor por venta de mercancías –> 1305 Clientes
¿Cómo se recibe el pago?: con cheque a favor de la empresa –> 1105 Caja
Caja: cuenta de activo, al recibir dinero aumenta –> Débito
Clientes: cuenta de activo, cuando el cliente abona la deuda disminuye –> Crédito
Caja se debita al recibir dinero en efectivo, cheque o comprobante por venta con tarjeta débito o crédito.
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Abono a obligaciones bancarias
La empresa gira un cheque por $500.000 a Bancolombia, como abono a su deuda.
¿Qué tipo de deuda es?: deuda a cargo por préstamo bancario –> 2105 Bancos nacionales
¿Cómo se hace el abono?: con cheque –> 1110 Bancos
Bancos nacionales: cuenta de pasivo, disminuye –> Débito
Bancos: cuenta de activo, disminuye –> Crédito
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Abono a proveedores
La empresa gira un cheque de $256.000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.
¿Qué tipo de deuda es?: deuda en contra por mercancías –> 2205 Nacionales
¿Cómo se hace el abono?: la empresa gira un cheque –> 1110 Bancos
Nacionales: cuenta de pasivo, disminuye –> Débito
Bancos: cuenta de activo, disminuye –> Crédito
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Aportes de capital
Para iniciar una empresa, un socio aporta $1.300.000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $1.500.000.
Qué tipo de aporte hace el primer socio?: efectivo –> 1105 Caja
Qué tipo de aporte hace el segundo socio?: terrenos –> 1504 Terrenos
Por qué concepto aportan los socios?: por capital –> 3115 Aportes sociales
Caja cuenta de activo, aumenta –> Débito
Terrenos: cuenta de activo, aumenta –> Débito
Aportes sociales: cuenta de patrimonio, aumenta –> Crédito
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Gastos
La empresa gira un cheque por $1.500.000 por concepto de arrendamiento de oficinas por un mes.
¿Cuál es el concepto del pago?: Gasto de arrendamiento –> 5120 Arrendamientos
¿Cómo se paga?: con cheque –> 1110 Bancos
Arrendamientos: cuenta de egreso o gastos, aumenta –> Débito
Bancos: cuenta de activo, disminuye –> Crédito
14. Gasto de intereses
El banco cobra intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa $50.000.
¿Por qué concepto cobra el banco?: por intereses –> 5305 Financieros
¿Cómo se paga?: por cuenta corriente bancaria –> 1110 Bancos
Financieros: cuenta de egreso o gastos, aumenta –> Débito
Bancos: cuenta de activo, disminuye –> Crédito
15. Gastos pagados por anticipado
La empresa gira un cheque por valor de $3.000.000 correspondiente a 3 meses de arrendamiento anticipado.
¿Cuál es el concepto del pago? : arrendamiento pagado anticipadamente por 3 meses –> 1705 Gastos pagados por anticipado
¿Cómo se paga?: con cheque –> 1110 Bancos
Gastos pagados por anticipado: cuenta de activo, aumenta –> Débito
Bancos: cuenta de activo, disminuye –> Crédito
16. Ingresos
La empresa recibe $75.000 por concepto de arrendamiento de parqueadero.
¿Qué recibe?: efectivo –> 1105 Caja
¿Por qué concepto recibe el efectivo?: renta por arrendamiento –> 4220 Arrendamientos
Caja: cuenta de activo, aumenta –> Débito
Arrendamientos: cuenta de ingresos, aumenta –> Crédito
17. Ingreso de Honorarios
La empresa recibe honorarios por valor de $1.800.000 en cheque girado a favor de la empresa por asistencia técnica.
¿Qué recibe?: Efectivo –> 1105 Caja
¿Por qué concepto recibe efectivo?: Honorarios –> 4230 Honorarios
Caja: cuenta del activo, aumenta –> Débito
Honorarios: cuenta de ingresos, aumenta –> Crédito
18. Gastos causados por pagar
A fin de mes, la empresa adeuda los servicios públicos correspondientes a un mes, por valor de $1.000.000.
Por qué concepto debe la empresa?: por un gasto de servicios públicos –> 5135 Servicios
Cómo se paga el gasto?: el gasto no se paga inmediatamente, queda una deuda –> 2335 Costos y gastos por pagar
Servicios: cuenta de gastos, aumenta –> Débito
Costos y gastos por pagar: cuenta de pasivo, aumenta –> Crédito
19. Ingresos recibidos por anticipado
La empresa recibe $90.000 por concepto de intereses anticipados.
¿Por qué concepto se recibe anticipadamente?: por intereses –> 2705 Ingresos recibidos por anticipado
¿Cómo se recibe?: en efectivo –> 1105 Caja
Caja: cuenta de activo, aumenta –> Débito
Ingresos recibidos por anticipado: cuenta de pasivo, aumenta –> Crédito
Cuentas T
Comprobación de saldos
Al terminar de registrar los asientos contables debe comprobarse la aplicación de la partida doble; para ello, se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta T. Al final, se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales.
Ejemplo: El balance de comprobación es el siguiente.
Ver el video explicativo: Video explicativo La partida doble y los asientos contables.