¿Qué es la nómina?

Se conoce por nómina los pagos mensuales o quincenales que el empleador o empresa debe realizar a los trabajadores que tiene vinculados mediante contrato de trabajo, pagos que comprenden el salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, festivos, dominicales, descuentos, etc.

La nómina es el conjunto de conceptos y valores que devengan un trabajador en un periodo determinado, sea semanal, quincenal o mensual.

La nómina, además implica liquidar otros conceptos distintos al salario como prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales.

La nómina se estructura en dos partes:

  • Devengos: todas aquellas sumas pagadas al trabajador (salariales y no salariales).
  • Deducciones: aquellos valores que deben ser descontados de lo devengado por el trabajador (aportes a seguridad social y otros descuentos autorizados).

Porcentajes de nómina 2024.

Aportes parafiscales 2024.

  • Sena 2%
  • ICBF 3%
  • Cajas de Compensación Familiar 4%

Cargas Prestacionales 2024.

  • Cesantías 8.33%
  • Prima de servicios 8.33%
  • Vacaciones 4.17%
  • Intereses sobre las Cesantías 1% mensual

Seguridad social 2024.

  • Salud:
    • Empresa 8.5%.
    • Empleado 4%
  • Pensión:
    • Empresa 12%
    • Empleado 4%

Horas extras y recargo nocturno.

Tipo de hora. Recargo.
Trabajo extra diurno 25%
Trabajo nocturno 35%
Trabajo extra nocturno 75%
Trabajo dominical y festivo 75%
Trabajo extra diurno en dominical y festivo 100%
Trabajo nocturno en dominical y festivo 110%
Trabajo extra nocturno en dominical y festivo 150%

El trabajo diurno es el realizado entre las 6 de la mañana y las 9 de la noche, y el trabajo nocturno es el realizado entre las 9 de la noche y las 6 de la mañana.

Jornada de trabajo.

La jornada de trabajo es la pactada por las partes, y en ausencia de ellas, se aplica a jornada máxima legal.

Trabajo diurno y nocturno.

  1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintiuna horas (9:00 p.m.).
  2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintiuna horas (9:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.). ARTICULO 160 CST.

Horas extras.

La hora extra es aquella que se labora luego de culminada la jornada laboral ordinaria, es decir, que es adicional a ella.

Dominicales y festivos.

El trabajo dominical y festivo, como su nombre lo indica, es cuando el trabajado debe laborar en esos días, que son días de descanso remunerado. Este se paga con un recargo del 75%.

Salario

El salario no es solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa y onerosa del servicio subordinado, y que ingresa a su patrimonio a título oneroso, sin distinción del nombre que adopte (artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–).

Además, el salario es un factor que determina distintas obligaciones laborales previstas en la ley que se causan en forma de pagos a cargo del empleador, como los aportes a la seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), las prestaciones sociales, las incapacidades, descansos remunerados, entre otros.

De otra parte, el empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus diversas modalidades (unidad de tiempo, por obra, o a destajo y por tarea, etc.) respetando siempre el salario mínimo legal o el fijado en las convenciones colectivas.

Las principales modalidades del salario son: salario mínimo, salario integral, salario en especie, salario variable y salario a destajo.

Deducciones.

Las deducciones son valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad a la seguridad social y las retenciones.

También están dentro de las deducciones lo que la empresa debe descontar al trabajador por concepto de aportes a salud y pensión.

Apropiaciones:

No son impuestos ni contribuciones; constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.

  1. Cajas de Compensación Familiar.
  2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
  3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

Seguridad social: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regímenes:

  • Régimen Pensional.
  • Régimen salud.
  • Régimen Riesgos Profesionales.

Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte.

El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido así:

  • Empleador: 12%
  • Trabajador: 4% sobre su salario.

Adicionalmente el trabajador debe aportar lo siguiente por concepto de fondo de solidaridad pensional para quienes devenguen más de 4 salarios mínimos mensuales.

Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad.

El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido así:

  • Empleador: 8.5%
  • Trabajador: 4% sobre su salario.

Régimen de Riesgos Laborales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522% que es el riesgo más común.

En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.

Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.

Fórmula para liquidar cesantías:

Salario x número de días trabajados /360.

El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.

Vacaciones:

Formula:

Salario x número de días trabajados /720

El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.

Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.

Liquidación:

Cesantías x Días Trabajados x 12% /360

Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.

Salario x número de días trabajados /360.

Nota: El auxilio de transporte solamente se incluye para el cálculo de la prima de servicios y el auxilio de cesantías; para los demás conceptos no se tiene en cuenta, es decir que se resta.

Aportes parafiscales.

Los aportes parafiscales son contribuciones que debe realizar el empleador sobre su nómina mensual a saber:

Sena 2%
ICBF 3%
Cajas de Compensación 4%

El artículo 114-1 del estatuto tributario contempla algunas exclusiones o exenciones sobre el pago de aportes parafiscales y aportes a salud.

También puede leer: Exoneración de aportes parafiscales y seguridad social.

Salario mínimo

El salario mínimo para el 2024 es de $1.300.000 de acuerdo al decreto 2292 del 29 de diciembre de 2023.

Incremento del salario mínimo para el 2024.

El salario mínimo para el 2024 se incrementó en $140.000 con respecto al salario mínimo del 2023, que es de $1.160.000.

Esto corresponde a un incremento porcentual del 12.069% aproximadamente.

El incremento del salario mínimo se dio por decreto en razón a que no hubo acuerdo entre los gremios empresariales y los sindicatos.

Auxilio de transporte para el 2024

El auxilio de transporte para el 2024 fue fijado en $162.000 por el decreto 2293 de diciembre 29 de 2023. El auxilio de transporte para el 2024 se incrementó en $21.394, pasando de $140.606 a $162.000.

Esto equivale a un incremento del 15.216% aproximadamente, un incremento porcentual ligeramente superior al incremento del salario mínimo.

En el 2024 tienen derecho al auxilio de transporte los trabajadores que tengan un salario de hasta $2.600.000. El trabajar que tenga un salario superior a ese monto, no tiene derecho al auxilio.

Según el artículo 1 del Decreto 771 de 2020 para los trabajadores que desarrollen su trabajo en su domicilio (teletrabajo, trabajo en casa), el empleador deberá reconocer el valor del auxilio de transporte como auxilio de conectividad digital a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv.

El auxilio de transporte no constituye salario y, por tanto, no se incluye para la liquidación de aportes a seguridad social, vacaciones y parafiscales; sin embargo, sí debe tenerse en cuenta para la liquidación de prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías).

Salario integral

Cuando el trabajador devengue un salario mensual superior a diez (10) smmlv, será válido el acuerdo entre las partes de un salario integral que además de retribuir el servicio prestado compense por anticipado el valor de prestaciones, recargos y beneficios (artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–).

Se le denomina integral porque, en efecto, integra en un solo concepto la remuneración y las prestaciones, beneficios, recargos, entre otros, exceptuando las vacaciones.

El salario integral está conformado por un factor salarial (mínimo 10 smmlv) y un factor prestacional (mínimo 30 % factor salarial).

El salario integral debe ser como mínimo de 10 salarios mínimos mensuales, más un factor prestacional de mínimo del 30% del factor salarial, esto, es, 3 salarios mínimos mensuales.

Así, para el 2024 el salario integral mínimo es el siguiente:

Factor salarial $13.000.000Factor prestacional $3.900.000.Valor total $16.900.000.

Las partes pueden acordar un factor prestacional superior al 40%, y por supuesto, un salario integral superior a los 13 salarios mínimos.

Salario en especie

El salario puede consistir en la entrega de una determinada suma de dinero o también estar conformada por una parte en dinero y por otra –nunca mayoritaria– de ciertos bienes, a lo que se le denomina salario en especie (artículo 129 del CST).

El salario en especie debe ser pactado de la siguiente manera:

Salario variable

Es salario variable, como su nombre lo indica, es aquel que varía dependiendo de criterios pactados en el contrato de trabajo como, por ejemplo, el rendimiento, el cumplimiento de metas o la cantidad de trabajo realizado.

Salario a destajo

El salario a destajo es una modalidad de salario variable prevista en el artículo 132 del CST que consiste en pagar al trabajador una cantidad fija por cada unidad de trabajo terminado, indistintamente del tiempo que emplee para culminar su labor. Por ejemplo, un trabajador al que se le paga $10.000 pesos por cada pieza que ensamble recibiría un salario a destajo.

 

Conceptos o valores que se deducen de la nómina:

Aportes a salud. Aportes a pensión. Fondo de solidaridad pensional.

Cuotas sindicales.
Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado.

Aportes a cooperativas.
Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Embargos judiciales.
Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

Cuotas de créditos a entidades financieras.
Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del empleado con la empresa.
Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

Retención en la fuente.
Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.

Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.

Aportes al Sistema de Seguridad Social

Entre las principales obligaciones del empleador se encuentra la de realizar aportes al sistema general de seguridad social. Estas comprenden los aportes a salud y pensión y riesgos laborales; obligaciones que se liquidan a partir del ingreso base de cotización –IBC–.

El IBC es el monto del salario con el cual se determina el valor de los aportes al sistema de seguridad social. El IBC es el salario básico más todos los otros pagos que perciba el trabajador y que constituyan salario conforme al artículo 127 del CST.

Salud

El sistema de seguridad social en salud –SG-SSS– es aquel a través del cual se brindan las condiciones para la atención en salud de los colombianos.

El aporte a salud corresponde al 12,5 % del IBC. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 8,5 % y al trabajador un 4 %.

En el artículo Aporte a salud 2023 en el régimen contributivo, te contamos más detalles al respecto.

Pensión

La Ley 100 de 1993 creó el sistema general de pensiones con el fin de garantizar a la población el amparo de las contingencias de la vejez, la invalidez y la muerte a través del reconocimiento de las prestaciones pensionales respectivas.

El aporte a pensión corresponde al 16 % del IBC. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 12 % y al trabajador un 4 %.

Consulta ahora nuestro artículo Aportes a pensión 2023 para enterarte de las más recientes novedades al respecto.

Es importante tener en cuenta el aporte al fondo de solidaridad pensional –FSP–.

La ley laboral establece que todo trabajador que perciba mensualmente más de cuatro (4) smmlv deberá destinar al FSP un aporte del 1 % al 2 %, dependiendo del número de salarios mínimos que devengue, conforme a los artículos 27 de la Ley 100 de 1993 y 2.2.3.1.9 del Decreto 1833 de 2016.

El artículo 27 de la Ley 100 de 1993 señala los porcentajes que deben aportar dichos trabajadores, dependiendo del monto de su salario mensual:

 

Riesgos laborales

El sistema general de riesgos laborales busca prevenir y atender los accidentes de trabajo y enfermedades laborales a través de diferentes prestaciones asistenciales y económicas.

Para determinar el porcentaje del aporte y el valor de la cotización debe usarse como guía la siguiente tabla:

Riesgo Tarifa Actividades
I 0.522% ​Financieras, trabajos de oficina, administrativos, centros educativos, restaurantes.
II 1.044% ​Algunos procesos manufactureros como fabricación de tapetes, tejidos, confecciones y flores artificiales, almacén por departamentos, algunas labores agrícolas.
III 2.436% ​Algunos procesos manufactureros como la fabricación de agujas, alcoholes y artículos de cuero.
IV 4.350% ​Procesos manufactureros como fabricación de aceites, cervezas, vidrios, procesos de galvanización, transportes y servicios de vigilancia privada.
V 6.960% ​Areneras, manejo de asbesto, bomberos, manejo de explosivos, construcción y explotación petrolera.

 

Respecto del aporte, este se encuentra únicamente a cargo del empleador, de manera que por aportes a la ARL no se debe realizar ningún descuento al trabajador.

La afiliación y pago de aportes a este sistema es obligatorio, so pena de que el empleador deba responder por el pago de todos los gastos médicos y las respectivas indemnizaciones en el evento en que un trabajador sufra un accidente de origen laboral.

En suma, los aportes al sistema de seguridad social se liquidan teniendo en cuenta los siguientes porcentajes:

 

Concepto/Responsable Empleador Trabajador Total
Salud 8.5% 4% 12.5%
Pensión 12% 4% 16%
Arl 0.522% a 6.960% 0% 0.522% a 6.960%

Nota: los empleadores que cumplan con los requisitos del artículo 114-1 del Estatuto Tributario –ET– estarán exonerados del pago de salud, Sena e ICBF por los trabajadores que devenguen menos de diez (10) smmlv.

Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son los pagos adicionales, aparte del salario, que el trabajador recibe mensual o anualmente. Son obligatorias por parte del empleador y tienen como finalidad principal cubrir necesidades o riesgos ordinarios del trabajador. Las prestaciones sociales comprenden la prima de servicios, las cesantías y los intereses a las cesantías.

Prima de servicios

La prima de servicios es una prestación social otorgada por el empleador al trabajador como una compensación, dados los beneficios que genera en la prestación del servicio, y comprende dos períodos de pago (artículo 306 CST):

  • Primer período: comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio (último plazo de pago).
  • Segundo período: comprendido entre el 1 de julio y el 30 de diciembre (plazo de pago 20 de diciembre).

El salario base para calcular la prima de servicios es el promedio de lo devengado en los seis (6) meses anteriores a su causación y su liquidación debe realizarse por semestre laborado o proporcionalmente al tiempo trabajado aplicando la siguiente fórmula:

Salario + auxilio de transporte × número de días laborados / 360

Cesantías

Las cesantías son una prestación social regulada por el artículo 249 del CST y tienen como finalidad otorgar un auxilio al trabajador en períodos de desempleo, aunque también pueden disponerse para la adquisición de vivienda o estudios de educación superior.

Las cesantías deben ser liquidadas anualmente con base en el IBC en el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Una vez liquidadas deben ser consignadas en el fondo de cesantías elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.

Si el contrato de trabajo termina antes de esta última fecha y el empleador no ha realizado la consignación, debe pagar el valor de las cesantías directamente al trabajador.

El valor de las cesantías corresponde a un salario mensual por cada año trabajado o proporcional al tiempo laborado y debe ser determinado usando la siguiente fórmula:

Salario mensual + auxilio de transporte × días trabajados / 360

Intereses a las cesantías

los intereses a las cesantías corresponden al 12 % anual –o proporcional– sobre los saldos que tenga el trabajador por concepto de cesantías y el empleador debe pagarlos a más tardar el 31 de enero del siguiente año o en la fecha del retiro del trabajador.

La fórmula de liquidación de los intereses a las cesantías es la siguiente:

Valor de las cesantías × días trabajados × 12 % (año) / 360

Vacaciones

Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador dependiente a disfrutar de un tiempo de descanso remunerado equivalente a quince (15) días hábiles tras haber prestado sus servicios durante un (1) año.

El artículo 192 del CST establece que las vacaciones deben ser remuneradas con el salario ordinario que devengue el trabajador el día en que comience a disfrutarlas.

Las vacaciones deben liquidarse aplicando la siguiente fórmula:

Salario × número de días trabajados / 720

Aportes – Contribuciones Parafiscales

Los parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena– liquidadas con base en los elementos que constituyen salario aplicando los siguientes porcentajes:

Dotación

Otra obligación que debe tener en cuenta el empleador que contrate a un trabajador con el salario mínimo es la correspondiente al suministro de la dotación, según lo establece el artículo 230 del CST.

En efecto, el empleador tiene la obligación de suministrar a sus trabajadores un vestido de trabajo y un par de zapatos mínimo tres (3) veces cada año, a más tardar en las siguientes fechas:

  • 30 de abril.
  • 31 de agosto.
  • 20 de diciembre.

Este concepto es obligatorio siempre y cuando la remuneración del trabajador no supere los dos (2) smmlv.

Licencias laborales

Las licencias laborales son permisos otorgados al trabajador por el empleador para ausentarse de la empresa y suspender sus actividades laborales por un período de tiempo determinado, sin que se configure una causal para la terminación del contrato de trabajo. Existen dos tipos de licencias de trabajo:

  • Licencias reglamentarias: son aquellas reguladas por la ley, no negociables y de obligatorio otorgamiento cuando el trabajador las solicite.
  • Licencias no reglamentarias: son las que dependen de la voluntad y mera liberalidad del empleador –siempre que el trabajador las solicite– y suspenden el contrato de trabajo.

En la siguiente tabla te contamos cuáles son las licencias reglamentarias que debe otorgar el empleador de forma obligatoria:

Incapacidades

Durante la relación laboral pueden presentarse circunstancias que afecten la salud y la integridad del trabajador, como enfermedades o accidentes que, dependiendo de las condiciones en que ocurrieron o se generen, pueden tener un origen común o laboral.

Incapacidad de origen común

Una incapacidad de origen común es aquella contingencia que se presenta fuera del ámbito laboral.

Esta debe ser asumida, según su tiempo de duración, por diferentes actores del sistema de seguridad social y en distintos porcentajes (artículo 277 del CST), a saber:

Incapacidad de origen laboral

Una incapacidad de origen laboral es aquella que se presenta a causa de una enfermedad o accidente derivados de las actividades laborales.

El pago de este tipo de incapacidad debe ser asumida por la administradora de riesgos laborales –ARL– en la que se encuentre afiliado el trabajador sobre el 100 % del salario devengado.

Pila

La planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– es un mecanismo virtual a través del cual los empleadores deben realizar el pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales y fondo de solidaridad pensional) y de las obligaciones parafiscales (caja de compensación familiar, Sena e ICBF) de sus trabajadores.