La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio.
El Estado ejerce un control sobre las empresas por medio de la contabilidad; por ello, exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artículos del Código de Comercio: Art. 19, numeral 3: es obligación de todo comerciante “llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”; Art. 48: “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código y demás normas sobre la materia”.
Concepto de la contabilidad (Art. 3, Decreto 2649/93)
La contabilidad es un sistema de información que permite recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
Objetivos de la información contable (Art. 3, Decreto 2649/93)
La información contable debe servir fundamentalmente para:
- Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
- Predecir flujos de efectivo.
- Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
- Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
- Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
- Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
- Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
- Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.
Campo de acción de la contabilidad
El campo de acción de la contabilidad es tan amplio, como las actividades del quehacer humano. Según el tipo de empresa en la que se aplique, la contabilidad puede ser: pública, de servicios, comercial, de costos, social y ambiental.
Contabilidad pública: proporciona los mecanismos para registrar las actividades de la empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la Contaduría General de la Nación.
Contabilidad de servicios: registra las actividades económicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios. Entre ellas se encuentran la bancaria, la hotelera y la de seguros.
Contabilidad comercial: registra y controla las actividades que giran alrededor de la compra y venta de mercancías en las empresas comerciales.
Contabilidad de costos: registra las operaciones económicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados en las empresas industriales.
Contabilidad social: es un subsistema de contabilidad que mide, registra y comunica la información relacionada con los esfuerzos sociales y el impacto de la entidad en la sociedad, tanto en la empresa como en la comunidad.
Contabilidad ambiental: es un sistema que permite identificar el impacto de las actividades del negocio sobre el ambiente, con el fin de establecer programas y prácticas en cumplimiento de las políticas medioambientales.
Cualidades de la información contable
La información contable debe ser:
1. Comprensible: es decir, clara y fácil de entender.
2. Útil: relevante ante la toma de decisiones.
3. Confiable: cuando refle ja fielmente los hechos económicos.
4. Comparable: cuando se prepara sobre bases uniformes.