Conceptualmente no siempre resulta fácil diferenciar entre un costo y un gasto, conceptos que, si bien significan erogaciones o salidas de dinero, tienen una naturaleza y una connotación bien diferentes, y afectan de forma diferente a estructura de los estados financieros de las empresas.
El concepto que diferencia al costo del gasto
El costo se diferencia del gasto en que el costo hace parte directa del proceso de producción, de manera que el costo está presente dentro del costo de bien producido o comercializado, en tanto el gasto no se incorpora al producto.
En otras palabras, el costo es la inversión que se hace en el producto, en tanto el gasto es el desembolso en actividades relacionadas con el funcionamiento de la actividad necesaria para la producción.
Definición de costo
El costo hace referencia al conjunto de erogaciones en que se incurre para producir un bien o servicio, como es la materia prima, insumos, mano de obra energía para mover máquinas, etc.
El costo incluye todo elemento y erogación que terminan haciendo parte del producto final o servicio prestado de forma directa.
Definición de gasto
Por gasto se entiende el conjunto de erogaciones destinadas a la distribución o venta del producto, y a la administración e incluso al mantenimiento de la planta física de la empresa.
En el gasto se pueden clasificar aquellas erogaciones que no se pueden identificar de forma directa en el producto final porque no participó en su construcción.
Reflexiones sobre las diferencias entre costo y gasto
De la lectura de las definiciones se identifica una clara diferencia: El costo es la erogación en que se incurre para fabricar un producto. El gasto es la erogación en que se incurre para distribuirlo y para administrar los procesos relacionados con la gestión, comercialización y venta de los productos, para operar la empresa o negocio.
Por ejemplo, supongamos una empresa que fabrica tornillos. Cada tornillo requerirá de cierta cantidad de hierro, así como la mano de obra para poderlo fabricar. Necesitará también cierta cantidad de energía eléctrica para operar la maquinaria que lo produce. También requerirá material para ser empacado. Hasta aquí todas las erogaciones se pueden considerar como costo. Ahora ya el tornillo está fabricado, empacado y almacenado listo para ser comercializado.
Una vez el tornillo terminado se encuentra en la bodega, toda erogación en que se incurra en adelante, se constituirá en un gasto.
Para vender esos tornillos habrá que pagar transporte, almacenamiento, teléfono, pagarle al vendedor, a la recepcionista, al gerente, al contador público y al abogado, etc. Todas esas erogaciones se consideran como gastos.
Esto, por supuesto, de una forma simplificada y elemental, ya que un costeo preciso requiere considerar muchos aspectos adicionales.
De aquí podemos advertir otra diferencia.
Los elementos que constituyen costo, generalmente están presentes en el producto terminado: en cada tornillo hay una cantidad de hierro, una cantidad de minutos de trabajo, y unos cuantos vatios de energía. Todos cuantificables e identificables.
El sueldo del vendedor, de la secretaria o del gerente no se puede identificar en el tornillo, por cuanto no están debido a que fueron posteriores a su fabricación, o estas personas no realizaron ninguna actividad que se pueda imputar de forma directa en la fabricación del tornillo.
Una diferencia más teórica nos dice que el gasto es la erogación de la que no esperamos obtener un ingreso futuro, y el costo es una erogación de la que sí se espera un ingreso futuro al vender el producto fabricado.
Lo anterior luce más sencillo cuando suponemos que de lo pagado al gerente (gasto) no hay forma de obtener un ingreso de forma directa. En cambio, de la venta del tornillo sí se puede obtener algún ingreso.
Cuando se fija el precio de venta de un producto, se hace con base al costo de este, de manera que el precio será costo + utilidad, y esa utilidad es la que financiará los gastos, que están separados de los costos.
Diferencia entre el costo de venta y costo de producción
Los costos de venta y producción son diferentes, siendo el primero propio de las empresas comercializadoras y el segundo de las empresas manufactureras.
Los costos para producir y vender son diferentes
El costo de venta hace referencia al costo de vender un producto, en tanto el costo de producción hace referencia al costo en que se incurre para producir un bien.
Hay empresas que venden productos fabricados por terceros, y otras que producen los bienes, y cada una incurre en un costo.
Por ejemplo, la empresa que fabrica zapatos incurre en una serie de costos para producir esos zapatos, entre los que se pueden enumerar materia prima, mano de obra, costos indirectos de fabricación, etc., y esos costos son los que conforman los llamados costos de producción.
La empresa que comercializa los zapatos al público, no los produce por tanto no incurre en costos de producción, sino que incurre en el costo de venta, pues se limita a comprarlos para luego comercializarlos
Para comercializar un producto hay que comprarlo, lo que por supuesto tiene un costo, ya que se compra a un precio para vender a otro, de manera que la venta que se hace tiene un costo para el comerciante, que es el que pagó por adquirir el bien vendido.
Cada costo se determina de una forma diferente pues corresponde a conceptos diferentes, y tienen objetivos diferentes.
¿Cuándo una compra es costo, gasto o propiedad planta y equipo?
Cuando se realiza una compra, quien tiene a cargo la contabilización tiene qué decidir cómo tratará esa compra entre las tres posibilidades que existen: costo, gasto o propiedad planta y quipo. Veamos entonces algunas referencias para tomar la decisión adecuada.
¿Cuándo la compra es un costo?
Cuando lo que un ente económico adquiere representa bienes corporales para formar parte de su inventario, es decir para vender, procesar, o producir otro producto y luego venderlo en el curso normal de sus negocios se trata de un costo, por lo que este costo de la compra es recuperable cuando el producto sea vendido.
¿Cuándo la compra es un gasto?
El gasto es cuando lo que el ente económico compra va a ser destinado o está destinado para ser utilizado en el desarrollo del proceso de generar ingresos en el desarrollo de la actividad económica y no es utilizado para venderlo, ni para incorporarlo a un producto que hace parte del inventario; en este caso se contabilizará como un gasto.
Un ejemplo es la compra de papelería o elementos de aseo para los baños de la empresa.
¿Cuándo una compra es Propiedad, planta y equipo?
Una compra se clasifica como propiedad planta y equipo cuando el bien comprado tienen como finalidad ser utilizado por la empresa para generar renta o ingresos, como puede ser el caso de una máquina, un escritorio para la empleada, un teléfono celular, un computador, etc.
Hay activos que por su poca materialidad pueden ser contabilizados como gastos directamente, como puede ser bolígrafo por ejemplo.