El Iva que la empresa genere o recaude, y el que pague, debe ser contabilizado según su naturaleza y tratamiento fiscal que se deba dar.
Contabilización del Iva generado
El Iva generado es el que la empresa cobra a sus clientes, es el Iva que factura y que luego debe declarar y pagar a la Dian.
En razón a lo anterior, el Iva generado es un pasivo por impuestos, que se adeuda al fisco.
Supongamos que realizamos una venta por $1.00.000 mas el Iva del 19%, esto es, $190.000 de Iva, para un valor total facturado de $1.190.000.
El asiento contable o registro contable de ese Iva será el siguiente:
| Cuenta | Debito | Crédito |
| 1105 | $1.190.000 | |
| 4135 | $1.000.000 | |
| 2408 | $190.000 |
A la cuenta de Iva por pagar, que es la 2408 se lleva el valor del Iva facturado.
Contabilización del Iva descontable
El Iva descontable es el Iva que la empresa paga cuando adquiere productos o servicios gravados, Iva que puede ser descontado del Iva generado, descuento que se hace el presentar la declaración de Iva.
Como el Iva descontable se imputa al Iva generado, corresponde a un menor impuesto a las ventas por pagar, y por tal razón se debita en la cuenta 2408.
Para comprender mejor la mecánica de la contabilización del Iva descontable supongamos la siguiente situación:
En el mes de enero la empresa generó o cobró a sus clientes Iva por $1.000.000, valor que debe pagar a la Dian, pero en el mismo mes pagó por compras gravadas la suma de $600.000 en Iva, valor que se puede descontar.
En entonces al presentar la declaración de Iva el contribuyente hace la siguiente cuenta:
| Iva generado | $1.000.000 |
| Menos Iva pagado | $600.000 |
| Iva a pagar a la Dian | $400.000. |
Como se observa, el Iva pagado se descuenta del Iva generado, y por eso se llama Iva descontable, y el contribuyente paga a la Dian la diferencia entre lo que recaudó en las ventas y lo que pagó en las compras.
Teniendo claro lo anterior, supongamos que realizamos una compra por $500.000 + el 19% del Iva, es decir, un total de $95.000 de Iva.
El registro contable del Iva descontable será el siguiente:
| Cuenta | Debito | Crédito |
| 1435 | $500.000 | |
| 2408 | $95.000 | |
| 1105 | $595.000 |
El Iva descontable se lleva en el lado débito de la cuenta Iva por pagar (2408) por las razones ya explicadas, de modo que el saldo de esa cuenta será el resultado de restar los débitos a los créditos:
190.000 – 95.000 = 95.000.En consecuencia, la empresa sólo tiene un pasivo por impuestos por pagar, Iva en este caso, de $95.000.
La cuenta 2408 en sí es una declaración de Iva elemental, puesto que en el crédito está el Iva generado en un periodo, y en el débito el Iva descontable en el mismo periodo, así que al final se determina el saldo a pagar por Iva.