Contabilización de una compra

Cuando la empresa realiza una compra cualquiera debe hacer el respectivo registro contable según el tipo de compra realizada.

Cómo contabilizar las compras.

La contabilización depende de si la compra es una mercancía para la venta, materias primas o insumos, o si son gastos, y si se paga en efectivo o mediante el sistema bancario.

Si se trata de una compra de mercancías para la venta, que es lo más común en las empresas comerciales, la compra se registra en el inventario, que hace parte del activo.

Para ilustrar la contabilización de una compra supongamos el siguiente ejemplo con los elementos más comunes utilizados:

El valor del Iva se discrimina, se suma al valor de la compra, y se resta la retención en la cuente que debe practicar quien hace la compra, para así determinar el valor neto que se debe pagar por esa compra.

El asiento contable de esa compra será el siguiente:

El valor y la mercancía son de naturaleza débito; la mercancía porque al comprarse pertenece a la empresa y se clasifica como activo. El Iva porque tiene la característica de ser descontable, es decir que es un derecho que tiene la empresa para cuando presente la declaración de Iva.

La retención en la fuente es un pasivo, y por tanto se contabiliza como un crédito a la respectiva cuenta, en razón a que es un dinero que se debe transferir a la Dian cuando se presente la declaración de retención en la fuente.

Se registra un crédito a la cuenta de bancos, por cuanto del banco sale el dinero que se paga a quien vendió el producto.

Si lo que se compra es un producto o servicio que no es mercancía para la venta, sino para el consumo de la empresa, como la papelería, el registro contable es distinto.

Supongamos la compra de papelería por el un valor de $100.000 + Iva:

El registro contable será el siguiente:

Observamos que en este caso a la cuenta del gasto se lleva el valor de la papelería incluyendo el Iva, en razón que por tratarse de un gasto el Iva no se puede tratar como descontable, y por eso no se lleva a la cuenta 2408.

En las compras que se contabilizan como un gasto el Iva hace parte del mayor valor de ese gasto. La retención en la fuente si se registra igual.

Contabilización de una venta

Cuando una empresa realiza una venta debe hacer el respectivo registro contable afectando todas las cuentas relacionadas con la venta.

Registros contables al contabilizar una venta

Cuando se hace una venta se afectan los siguientes conceptos que luego debemos contabilizar.

  • Ingresos.
  • Inventario.
  • Cartera, caja o bancos.
  • Impuesto a las ventas.
  • Retención en la fuente.

Supongamos una venta en efectivo por $10.000.000 + Iva del 19%, retención del 2.5% y un costo de venta de $8.000.000.

Los asientos contables serían los siguientes:

Los valores crédito y debido deben dar saldos iguales como en efecto sucede en este ejemplo: $19.900.000.

Explicación de la contabilización

Cuando se vende un producto primero hay que comprarlo por un precio menor al que se va a vender.

Por ejemplo, si compramos una camisa en $100.000 la vendemos en $130.000, y los $100.000 es el costo de venta, que es el precio por el que se compró y se ingresó al inventario, valor que se saca del inventario al hacer la venta, y se contabiliza en la cuenta 6135 como costo de venta.

Una venta se puede hacer a crédito, a contador o una parte a crédito y la otra de contado, y lo que se pague de contador se contabiliza en la caja o bancos, según si el cliente pagó en efectivo o mediante consignación. La parte vendida a crédito se contabiliza en la cuenta de clientes, la 1305.

El impuesto a las ventas se contabiliza como un pasivo, por cuanto se debe declarar y pagar a la Dian.

La retención en la fuente se contabiliza en el activo porque es un dinero que pertenece a la empresa, y que no fue pagado por el cliente debido a que por ley debe retenerlo.

La retención en la fuente se trata como un anticipo en el pago de impuestos que es un activo.